Les données proposées fournissent des
informations sur la composition du fonds d’archives régionales, en termes de
provenance, de volumétrie, de période couverte.
Le jeu de données apporte les informations
de gestion sur toutes les entrées (ensemble de documents ayant la même
provenance) prises en charge par le service chargé des Archives régionales
depuis sa création, y compris celles qui ont pu être retraitées par la suite
(éliminées ou reclassées). Les archives électroniques n’y sont pas encore
indiquées : la Région dispose depuis 2018 d’un système d’archivage
électronique : quelques giga-octets y sont conservés, en majorité éliminables à
terme. N’hésitez pas à vous renseigner sur ce point à archives@paysdelaloire.fr.
Ces données sont extraites de la base de
gestion des documents d’archives. La base est vivante et les données évoluent,
se précisent au fil des traitements opérés par les archivistes. La présence
éventuelle de champs vides peut signifier que l’enregistrement des données
n’est pas clos, dans le cas, par exemple, de documents en cours de traitement
(tris, classements réglementaires en cours).
Le champ « Type d’entrée » comprend des
valeurs parfois abrégées pour des raisons tenant à l’application informatique
d’où sont issues les données. Voici les significations des abréviations
utilisées :
·
« Versement sans BV » : concerne un versement souvent ancien, non
régularisé juridiquement mais dont la régularisation est impossible ;
·
« EVE ArchPubliques » : entrée par voie extraordinaire d’archives publiques ;
·
« EVE ArchPubq&Privées » : entrée par voie extraordinaire comprenant à
la fois des archives publiques et privées ;
·
« EVE Don archives prv » : entrée par voie extraordinaire d’archives
privées uniquement ;
·
« EVE Don ActeNonOff » : don d’archives régularisé par un acte d’une valeur
juridique non officielle ;
·
« Rég°= restitu°/élim° » : entrée régularisée par sa restitution à un autre
organisme ou suite à l’élimination de celle-ci ;
·
« Bibliothèque historique » : entrée d’ouvrages pour la bibliothèque
historique des Archives régionales.
Les données pourront utilement être mises
en relation avec les données décrivant plus précisément le contenu des
documents, et accessibles dans le jeu de données « Archives régionales des Pays
de la Loire – Fiches descriptives des sous-ensembles d’archives ».
Le jeu Fiches descriptives comporte, quant
à lui, les descriptions des ensembles réellement conservés à la date de
publication du jeu de données, et avec leurs références actuelles ; les
descriptions correspondant aux entrées qui ont été totalement retraitées n’y
figurent donc pas. Pour comprendre l’articulation entre les 2 jeux de données :
- les descriptions
des entrées qui n’ont pas été éliminées ni reclassés peuvent être trouvées
dans le jeu de données Fiches descriptives : en relevant les champs Série
et sous-série du JDD Entrées, et en recherchant la combinaison
alphanumérique de ces 2 champs dans le champ REFERENC du jeu de données
Fiches descriptives. Par exemple : l’entrée 469PR (469 dans le champ
Sous-série, et PR dans le champ Série) pourra être associée aux
descriptions dont la référence commence par 469PR dans le jeu de donnée
Fiches descriptives.
- A l’inverse,
certaines références de descriptions du jeu Fiches descriptives ne sont
associées à aucune entrée de l’autre jeu car de nouvelles références («
cotes ») ont pu être créées par les archivistes lors du traitement des
entrées existantes. Dans ce cas, la référence ne fait pas écho à des
sous-séries citées dans le jeu de données Entrées.
Signalons également le « Guide des
Archives régionales des Pays de la Loire », édité annuellement par les Archives
régionales des Pays de la Loire, qui apporte une vision d’ensemble des fonds
conservés (organisation par domaine d’intervention), assortie d’une
présentation générale de ceux-ci. Il est consultable et téléchargeable au
format pdf sur la page http://www.paysdelaloire.fr/mon-conseil-regional/se-documenter-sur-les-pays-de-la-loire/les-archives-regionales/le-guide-des-archives-regionales
Pour en savoir plus sur les conditions
d’accès aux documents et les autres outils de recherche disponibles (sur place,
en salle de lecture ouverte au public, à l’Hôtel de région), vous pouvez
contacter les Archives régionales : voir les informations pratiques à l’adresse
suivante https://www.paysdelaloire.fr/mon-conseil-regional/se-documenter-sur-les-pays-de-la-loire/les-archives-regionales/consulter-les-archives-regionales.
Définitions utiles (extraites du
Dictionnaire de terminologie archivistique, Direction des archives de France,
2002, https://www.francearchives.fr/fr/article/28204344)
ARCHIVES
Documents, quels que soient leur date,
leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne
physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans
l'exercice de leur activité. Le mot
archives est couramment employé dans le sens restrictif de documents ayant fait
l'objet d'un archivage, par opposition aux archives courantes.
COTE
Ensemble de symboles (lettres, chiffres,
signes) identifiant chaque article d’un service d’archives et correspondant à
sa place dans le cadre de classement ou à son adresse dans les magasins.
ENTRÉE
Document ou ensemble de documents de même
provenance pris en charge par un service d’archives à une date donnée.
ENTRÉE PAR VOIE EXTRAORDINAIRE
Entrée résultant d’un dépôt, d’un don,
d’un achat ou d’un legs, par opposition au versement qui constitue une entrée
ordinaire.
[dans le contexte des Archives régionales,
s’applique aux entrées ne provenant pas des services administratifs de la
Région mais d’autres personnes morales ou physiques]
FONDS (D’ARCHIVES)
Ensemble de documents de toute nature
constitué de façon organique par un producteur dans l'exercice de ses activités
et en fonction de ses attributions. Cette notion s'oppose à celle de
collection.
TRAITEMENT (DES ARCHIVES)
Procédures et opérations de tri, de
classement, de description, d'analyse, d'indexation et de rédaction des
instruments de recherche.
VERSEMENT
Opération matérielle et intellectuelle par
laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de
l'administration à un service de préarchivage ou à un service d'archives, ou
bien d'un service de préarchivage à un service d'archives. Ce terme désigne
aussi, par extension, les documents ainsi transférés. Le fonds d'un service
administratif est constitué de plusieurs versements qui peuvent être cotés
selon le principe de la série continue.
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